住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度

1.本人通知制度とは

この制度は、不正な請求や不正取得を防止することを目的として、事前登録をした方の住民票の写し、戸籍謄本などを本人の代理人や第三者による請求に基づいて交付したとき、登録者に対して交付した事実を通知するものです。

登録いただくと、住民票の写し等の証明書が第三者に交付されたことを早期に知ることができ、万が一、不正な取得である疑いがあれば、早期に事実関係を究明するきっかけとなります。また、不正が発覚する可能性が高まることから、不正請求をちゅうちょさせる効果が期待できます。

登録にかかる費用は無料です。

注意

代理人や第三者から登録者に係る住民票の写し等の請求があった場合に、住民票の写し等の交付の可否を登録者へ確認したり、交付ができないようにする制度ではありません。

住民票や戸籍謄本等の証明書は、本人以外でも法律上の要件を満たしている場合は取得することができます。

法律上の要件とは次のとおりです。

1. 自己の権利を行使し、又は自己の義務を履行するために住民票・戸籍の記載事項を確認する必要があるとき。（例：債務者（保険会社等）が債務の履行（満期保険金の支払い等）のために債権者本人（被保険者）の住民票を請求する場合）
2. 国又は地方公共団体の機関に提出する必要があるとき。（例：相続手続きや訴訟手続きの必要書類として請求する場合）
3. 上記1、2の他、住民票・戸籍に記載された事項を利用する正当な理由がある場合。

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2.登録できる人

1. 和光市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記載されている方（転出や転籍などにより住民票や戸籍の附票から除かれた方も含みます）
2. 和光市が編製した戸籍に記録されている方（転籍などにより戸籍から除かれた方も含みます）

注意

同一世帯、同一戸籍の方であっても個人単位の申込みとなります。

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3.登録の方法

登録に必要なもの

本人又は同一世帯員による申込みの場合

• 和光市本人通知登録申込書（様式第1号）
• 窓口に来る方の本人確認書類（運転免許証、パスポート、マイナンバーカード、顔写真付きの住民基本台帳カードなど）

注意

顔写真付き以外の本人確認書類の場合は、健康保険証と年金手帳などの公的証明書1点を含む2点以上の書類の提示が必要です。いずれも有効期限内のものに限ります。

未成年者の法定代理人による申込みの場合

• 和光市本人通知登録申込書（様式第1号）
• 親権者の本人確認書類

成年被後見人の法定代理人による申込みの場合

• 和光市本人通知登録申込書（様式第1号）
• 後見人の本人確認書類
• 後見人であることを証する書類（登記事項証明書など）

任意代理人による申込みの場合

• 和光市本人通知登録申込書（様式第1号）
• 代理人の本人確認書類
• 登録希望者本人が記入した委任状（原本）

登録の受付窓口

• 和光市役所　1階　戸籍住民課　住民担当
• 市内各出張所（駅・牛房・坂下・白子吹上）

• 市役所案内(開庁時間・所在地・交通案内)
• 各出張所のご案内
• 駅出張所
• 牛房出張所
• 坂下出張所
• 白子吹上出張所

注意

出張所受付の場合、登録に約1週間程度かかる場合があります。

郵送による申込み

郵送による申込みもできます。申込書には日中ご連絡のつく電話番号を必ずご記入ください。

申込みは以下の書類をそろえて「和光市役所　戸籍住民課　住民担当宛」に送付してください。登録完了後、登録完了通知書を登録者ご本人宛にお送りします。

必要書類

• 和光市本人通知登録申込書（様式第1号）
• 本人確認書類の写し（運転免許証、パスポート、マイナンバーカード、顔写真付きの住民基本台帳カードなど）

注意

顔写真付き以外の本人確認書類の場合は、健康保険証と年金手帳などの公的証明書1点を含む2点以上の書類の提示が必要です。いずれも有効期限内のものに限ります。

• 成年被後見人の法定代理人が申し込む場合は、代理人の本人確認書類（運転免許証、パスポートなど）の写し及び法定代理人の資格が分かる登記事項証明などの書類の写し
• その他任意代理人が申し込む場合は、代理人の本人確認書類（運転免許証、パスポートなど）の写し及び登録希望者本人が記入した委任状

郵送先

〒351-0192　和光市広沢1-5　和光市役所　戸籍住民課　住民担当宛

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4.登録の期間

期限はありません。一度登録をしていただければ、更新は不要です。

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5.通知の対象となる証明書

• 住民票の写し（本籍又は国籍・地域等の記載のあるもの）
• 住民票記載事項証明書（本籍又は国籍・地域等の記載のあるもの）
• 戸籍の附票の写し
• 戸籍謄本及び抄本（全部事項証明書又は個人事項証明書）
• 戸籍の記載事項証明書（戸籍届書に係る証明を除く）

注意

消除された住民票、住民票記載事項、戸籍の附票、除かれた戸籍、改製原戸籍も含みます。

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6.通知する内容

1. 交付年月日
2. 交付した証明書の種別・枚数又は件数
3. 交付請求者の種別（代理人、第三者の別）

注意

ただし、証明書を取得した個人に関する情報は通知することはできません。（個人情報の保護に関する法律の規定内の情報開示は、本人から開示請求できます。）

• 個人情報の保護に関する法律（外部リンク）

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7.通知の対象とならない請求

• 国又は地方公共団体からの請求
• 弁護士等からの裁判・訴訟手続や紛争処理手続等についての代理業務を理由とした請求
• その他、市長が特別な事情があると判断した請求

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8.登録の変更・廃止

住所、氏名及び本籍等登録した内容に変更が生じた場合は届出が必要です。
変更の届出がない場合、新しい住所や本籍に係る証明書の交付事実の通知ができませんので、ご注意ください。

また、登録の期限はありませんので、登録をやめたい場合は、廃止の届出が必要です。

なお、下記の事項に該当する方は、登録を廃止しますので、ご注意ください。

1. 住所、氏名及び本籍等の登録事項に変更があり、その届出を行っていないことを市が把握したとき（通知書が返戻されたとき）
2. 住民票の写し等が保存期間を経過したとき（登録された方に関する通知対象の証明書が市に存在しなくなったとき）
3. 日本国外への転出の届出をしたとき
4. 登録された方が死亡し、又は失踪の宣告を受けたとき
5. 登録された方の居住地が判明せず、住民票が職権消除されたとき
6. 虚偽による登録など、市長が登録を廃止する必要があると認めたとき

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9.申請書等の様式

• 和光市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知に関する要綱 （PDF 92.7KB）
• 様式第1号和光市本人通知登録申込書 （Word 14.5KB）
• 様式第4号和光市本人通知登録（変更・廃止）届出書 （PDF 39.3KB）
• 委任状（本人通知制度登録用） （PDF 47.8KB）

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