文書管理（市の公文書管理）

行政機関で扱う文書を公文書といいます。公文書には、国又は地方公共団体の機関又は職員が職務上作成した「狭義の公文書」と国又は地方公共団体において職務上処理しなければならない「広義の公文書」があります。広義の公文書には、市民の皆さんなどが作成、提出した私人名義の文書なども含まれます。
文書事務を組織的に管理することを文書管理といいます。文書管理は、(1)文書の作成(2)文書の取り扱い(3)意思決定(4)文書の整理保管の4つの対象領域があります。
和光市の文書管理は、和光市文書規程並びに和光市公文例規程に則って行われており、文書の整理、保管、保存及び廃棄は以下の方法で行っています。

ファイリングシステム

ファイリングシステムは、文書の整理保管の手法で、文書の発生から保存・廃棄に至るまでの一連の作業を決められたルールの中で制度化したものです。
和光市では、平成7年度から、事務効率の向上及び執務環境の改善、不要文書整理による経費削減、また、「情報公開」や「行政手続の公正の確保と透明性」を目的として、このシステムを導入しています。
各課等の執務室で保管する文書は、キャビネット方式を取り入れ、個別フォルダーにファイルし、施錠できるキャビネットに収納しています。

文書の保存

ファイリングシステムの手から離れ、各課の執務室以外の場所に文書を収納することを文書の保存といいます。和光市では、原則、各課等から引継ぎを受けた文書は、文書保存箱に収納し、文書庫や一部、民間業者に委託して管理しています。
引き継がれた文書は、保存した文書をだれでも、いつでも、すぐに検索、活用できるように、年度単位でファイル基準表を作成し管理しています。

保存年限の基準

保存年限は、和光市文書規程第33条で、以下のとおり定めています。

• 第1種 永年（11年以上）保存
• 第2種 10年保存
• 第3種 5年保存
• 第4種 3年保存
• 第5種 1年保存

保存年限は、和光市文書規程の別表に定める基準に従い、文書ごとに文書を保有する課の長が定めます。

文書の廃棄

文書の減量化を促進し、文書の適切かつ効率的な管理を行うため、保存年限が経過した文書や経過する前の文書でも利用のない文書の廃棄を決定します。
廃棄を決定された文書は、歴史資料として教育委員会に移管されるものを除き、廃棄処分します。
廃棄を決定された文書は、他に不正に利用されることのない方法で処分します。具体的には、職員が裁断したり、清掃センターへ直接持ち込み焼却する方法や業者に依頼し、溶解処理する方法で廃棄しています。

行政資料コーナー

和光市情報公開条例に基づき、市民への情報を公表するとともに、市政に関する情報を積極的に提供するため、市庁舎1階総合案内前に行政資料コーナーを設置しています。
各委員会の議事録、パブリック・コメント募集案件・募集結果、和光市史、統計資料など様々な資料を配架しています。ぜひ、ご利用ください。

• 開設日　平成15年4月1日
• 場所　市庁舎1階総合案内前
• 担当部署：シティプロモーション担当

詳細は次のリンクをご覧ください。

• 行政資料コーナー