公民館の利用案内

公民館は地域の皆さんの学習とコミュニケーションの場です。
団体による自主的な学習や地域の活動等にご利用いただけます。
公民館主催の各種講座も随時開催していますので、詳しくは各公民館のページをご覧ください。

1 利用のまえに

• 団体活動で利用するには登録が必要です。
• 公民館の目的に則した活動を行うと認められると「利用登録団体」となり、体育室や会議室等の各施設を使用できるようになります。
• まずはお近くの公民館へご相談ください。
• 登録申請様式は公民館窓口で配布のほか、このページ一番下「9 登録申請書のダウンロード」からも印刷できます。
• 登録後の施設の予約には「和光市公共施設予約システム」を使用します。（スマートフォン・パソコンが必要です）
• 既にコミュニティ施設等（コミュニティセンター、地域センター、地域福祉センター）で登録している団体は、公民館での登録なしで予約ができますが、窓口受付に限ります。
  （公共施設予約システムからは予約できませんのでご注意ください。）

2 団体の区分

• 団体とは5名以上で自主的に活動する集まりです。(1家族で構成される団体は不可)
• 役職・氏名・住所等を明記した会員名簿等の添付が必要です。
• 主に15歳以下の方で構成する団体は、代表者を成人とし、活動時も参加いただく必要があります。
• 一定の条件を満たした団体は、施設使用料の減額または免除を受けることができます。これを「減額団体」「免除団体」と呼びます。

1.一般団体

• 市内団体―会員の半数以上が市内在住、在勤、在学の団体。
• 市外団体―上記以外

2.免除・減額団体（市内団体に限る）

• 免除団体―公共的団体及び社会教育活動を推進する団体。
• 8割減額団体―社会教育活動を計画的かつ継続的に行う団体及び社会福祉法人。
• 5割減額団体―会員の半数以上が市内に住所を有する65歳以上または15歳以下または障害者で構成される団体。

3 登録から予約

• 登録された団体には「和光市公共予約システム利用者カード」を交付します。
  予約時にカードに記載された登録番号が必要になりますので大切に保管してください。
• 「和光市公共施設予約システム」（24時間受付）または「公民館窓口」（午前8時30分～午後9時まで受付）で施設を予約することができます。
• 予約には「先着」と「事前抽選」の二通りがあります。
  団体の区分によって予約方法が異なりますので、下記の各項目をよくご確認ください。

• 公共施設予約システムのご案内

1.予約可能時間

予約は以下の4つの時間帯を「枠」として区切っています。

1. 午前：午前9時から正午まで
2. 午後1：午後1時から午後3時まで
3. 午後2：午後3時15分から午後5時15分まで
4. 夜間：午後5時30分から午後9時30分まで

2.先着予約

先着予約の受付開始時期

	使用日が属する月の3か月前の1日から	使用日が属する月の2か月前の1日から
一般団体	拠点公民館のみ	すべての公民館
市外団体	予約不可	すべての公民館
免除団体	拠点公民館のみ	すべての公民館
減額団体	拠点公民館のみ	すべての公民館
コミュニティ施設等登録団体	予約不可	すべての公民館 （窓口のみ。「和光市公共予約システム利用者カード」を持参してください。システムでは予約不可。）
予約枠の制限	5枠以内 （一度の予約で複数の枠を連続して使用する場合は1枠分としてカウントする） 例：「午前」と「午後1」の2枠を連続で使用する場合は1枠分とする	制限なし

• 拠点公民館とは、団体登録を行った際に指定する、団体の拠点として主に活動する公民館を指します。
• 最新の予約状況は各公民館及び和光市公共施設予約システムで確認してください。

3.事前抽選予約（免除・8割減額団体のみ）

• 「免除団体」と「8割減額団体」は、拠点公民館に限り、使用月の4か月前から予約できる「事前抽選」を利用できます。
• 複数の団体が同じ日時・同じ部屋を予約（重複）した場合、「公共施設予約システム」により自動的に抽選が行われます。
• 抽選予約できるのは5枠まで。

抽選の流れ

1. 毎月14日～21日
   事前抽選受付（予約システムまたは公民館窓口で受け付けています）
   ・システム受付
   　14日午前8時30分から21日午後11時59分まで
   ・窓口受付
   　14日午前8時30分から21日午後5時まで
2. 毎月22日
   　重複した枠のみシステムで自動抽選（重複が無ければ抽選は行われず「仮予約」状態になります）
   　抽選の結果通知（抽選結果は原則として申請者ご自身がシステムにログインしてご確認ください）
3. 当選した場合（「仮予約」状態になります）
   　使用月の3か月前の月末までに「使用料の納付」または「予約確定の申出」
4. 落選した場合
   　25日から月末までの間、落選した枠数に限り他の団体より優先して予約ができます。
   　落選後の優先受付方法は各公民館へ確認してください（開館日の8時30分～21時）。システムでは予約ができませんのでご注意ください。

4.予約後の手続き

• システムでの予約は「仮予約」までとなり、予約はまだ確定されていません。
• 期限内に「使用料の納付」または「予約確定の申出」をし、使用許可書を受け取ることで予約が確定します。

5.期限内に予約の確定をしないと予約が自動的にキャンセルされますのでご注意ください

予約にあたっては下記「使用料の納付期限に注意」のページを必ずご確認ください。

• 使用料の納付期限

4 使用料

各施設の使用料は部屋や時間によって異なります。詳しくは下記のページをご確認ください。

5 使用の変更・取消し（キャンセル）

• 日程や部屋の変更またはキャンセルをするときは、使用日の前日までに公民館窓口へ許可書を持参の上、「変更届」または「不使用届」を提出してください。
  （当日の変更やキャンセルは、他に利用を希望する団体へのご迷惑になることがありますので、早めの手続きにご協力をお願いします。）
• 変更1回に限り、支払済の使用料を変更先に振り替えることができますが、変更で生じた差額分の返金はできません。なお、不足分は追加でお支払いいただきます。
• キャンセルによる返金はできません。
• 手続きの様式は公民館窓口でお渡ししているほか、下記からもダウンロードしてご利用できます。

• 変更届 （PDF 49.5KB）
• 変更届 （Word 33.0KB）
• 不使用届（キャンセル） （PDF 65.9KB）
• 不使用届（キャンセル） （Word 21.8KB）

6 使用許可ができない場合

公民館は生涯学習や地域コミュニティの振興を目的とした社会教育施設です。
これにそぐわない活動を目的をとした使用はできません。

例：

1. 営利活動を目的とした使用（商品の販売、営利目的の教室・私塾）
2. 政党・政治団体などの政治活動を目的とした使用
3. 宗教団体などの宗教活動を目的とした使用
4. 他の方に迷惑となる使用　等

詳しくは各公民館へご相談ください。

7 休館日

公民館は年末年始を除く、土曜日・日曜日も開館しています。

• 年末年始（12月29日から1月3日まで）
• 管理上必要とする日（工事や災害等で臨時休館する場合があります）

8 注意事項

1. 定員を超えた人数での利用はできません。
2. 館内での飲食は各館のルールに従ってください。
3. 館内は禁煙です。敷地内に喫煙所がある場合は館のルールに従ってください。
4. 建物や備品、器具等を破損・紛失した場合は、速やかに事務室まで報告してください。
   （状況によっては弁償していただくことがあります）
5. 使用後は清掃・整理整頓し、ゴミは持ち帰ってください。使用した備品や器具は元の位置に戻してください。
6. 原則として利用団体の荷物や郵便物をお預かりすることはできません。
7. この他、定めの無いことは公民館職員の指示に従ってください。

9 登録申請書のダウンロード

• 団体登録申請は下記の様式をご利用ください。
• 一般・免除・減額のうち、該当する「登録・更新申請書」をダウンロードし、必要事項をご記入の上「公共施設予約システム利用者登録申請書」とあわせて活動拠点となる公民館に提出してください。