公民館の利用制度の変更（平成28年1月4日～）

平成28年1月4日からの和光市公共施設予約システムでの使用予約受付開始に伴い、下記のとおり公民館の利用制度が変わります。

• 公共施設予約システムのご案内

使用料の納付期限、予約の確定について

使用料の納付期限（一般、8割減額、5割減額団体）

平成27年12月まで使用料は使用申請と同時（事前予約申請は使用月の3か月前の月末まで）にお支払いいただきましたが、平成28年1月4日受付分からは以下の通りに納付の期限が変わります。

申請の時期	使用料の納付期限
抽選予約（事前予約申請）	使用日の属する月の3か月前の末日
使用日の11日前までの使用申請	申請日から起算して10日以内
使用日の10日前～前日の使用申請	使用日の前日
使用日当日の使用申請	申請と同時

※使用料の納付は、8時30分から21時まで利用する公民館の窓口で受付します。

使用の変更により使用料に差額が生じたときの納付期限も上表に準じます。

使用料の納付が完了した時点で、使用許可書をお渡しします。

予約の確定の申出（免除団体）

使用料の支払いがない免除団体も、使用料の納付期限と同じ期限内に公民館窓口で予約の確定の申出を行う必要があります。

予約確定の申出がありましたら使用許可書をお渡しします。

期限までに使用料の納付又は予約の確定の申出をしなかったときは

期限までに使用料を納付しなかったり予約の確定の申出をしなかったりして使用許可書を受け取らなかったときは、その予約は自動的にキャンセルとなります。

必ず期限内に使用許可書を受け取ってください。

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使用回数の数え方について

平成27年12月までは午後1と午後2を連続して使用する場合は1回（1コマ）として数えていましたが、

平成28年1月4日以降は、継続して複数の使用区分を使用する場合はすべて1回（1コマ）と数えます。

使用回数の上限は今までと変わりません。

※1度に申請した場合に限ります。別々のタイミングで申請した場合は1回ずつとして数えますのでご注意ください。

例

平成27年12月まで

午前～午後2を継続して使う

→午前で1回、午後1・2で1回

→合計2回

平成28年1月から

午前～午後2を継続して使う

→1度に申請すればまとめて1回

※1度に申請入力した場合に限る

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抽選予約（事前予約申請）で予約が重複した場合について

※抽選予約（事前予約申請）は免除団体・8割減額団体が対象です。

平成27年12月までは、事前予約申請で予約が複数団体で重複したとき、公民館から電話連絡後、調整日に来館して団体同士で話し合って決めていましたが、平成28年1月以降に受け付ける事前予約申請では、システムによる自動抽選で予約を決定します。

これにより、調整日に来館する必要がなくなります。

スケジュール

1. 毎月14日～21日→抽選予約（事前予約申請）の申請受付
2. 毎月22日→重複した枠についてシステムで自動抽選
3. 毎月22日→抽選の結果通知
   （※書面での通知を受ける団体は22日が休日の場合通知日が変わることがあります。）
4. 当選団体は使用料を使用月の3か月前の月末までに支払い、予約が確定

なお、抽選に落選した団体は、抽選後25日から月末までの間、落選したコマ数に限り他の団体より優先して使用申請を受け付けます（8時30分～21時）。

受付は公民館窓口又は電話でのみ受け付けます。システムでは申請できませんのでご注意ください。

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使用料の計算方法について（8割減額団体）

※一般団体、5割減額団体は変更ありません。

8割減額団体について、複数の使用区分を連続して使用する場合の使用料の計算方法が変わります。

平成27年12月までは各使用区分の8割減額後の料金を合算していましたが、平成28年1月以降の受付分からは、各使用区分の100％の料金を合算した後に8割減額処理をします。

これにより、コマによっては10円又は20円の差額が生じる場合があります。

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抽選予約（事前予約申請）の受付期間

抽選予約（事前予約申請）の受付期間は、毎月14日から21日までです。（開始日を1日早めました。）

抽選予約の受付時間は、システム受付の場合と窓口受付の場合では異なりますので注意してください。

システム受付の場合

• 開始：14日午前8時30分
• 終了：21日午後11時59分
• 期間中は24時間受付

窓口受付の場合（操作指導も含む）

• 開始：14日午前8時30分
• 終了：21日午後5時
• 期間中は8時30分から21時まで受付（最終日を除く）

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